Pe scurt: o colaborare bună cu contabilul se bazează pe un calendar fix de predare a documentelor, pe un contract clar și pe o singură persoană din firmă care ține legătura. Contabilul poate depune corect declarațiile doar dacă primește la timp facturile, extrasele de cont și informațiile despre angajați.
Mulți antreprenori aleg contabilul și apoi îl contactează doar când apare o problemă. Rezultatul sunt documente lipsă, întrebări în ultima zi și, uneori, penalități pentru declarații depuse târziu. Un mic sistem de lucru rezolvă cele mai multe dintre aceste situații. Dacă încă nu ai ales colaboratorul, criteriile de selecție le găsești în articolul cum alegi un contabil pentru firma ta: criterii practice.
Ce documente îi predai contabilului
Contabilul are nevoie, lună de lună, de tot ce dovedește o operațiune a firmei. În mod obișnuit, pachetul conține:
- facturile emise către clienți;
- facturile primite de la furnizori;
- extrasele de cont bancar și, dacă folosești numerar, registrul de casă;
- bonurile fiscale și chitanțele pentru cheltuielile deductibile;
- contractele noi sau modificările celor existente;
- foile de pontaj, concediile și modificările de personal, dacă ai angajați.
Un document care nu ajunge la contabil nu poate fi înregistrat, iar o cheltuială neînregistrată nu poate fi, de regulă, dedusă.
Cât de des trebuie să trimiți documentele
Cel mai sigur este să le trimiți lunar, într-o dată stabilită de comun acord, de exemplu până pe 5 ale lunii următoare. Declarațiile fiscale au termene fixe, iar contabilul are nevoie de câteva zile pentru verificări. La firmele cu activitate intensă, o predare săptămânală sau chiar zilnică, prin scanare, evită aglomerarea de la sfârșit de lună.
Cum organizezi documentele ca să nu se piardă
Cea mai simplă metodă este un folder digital cu o structură fixă, pe luni, și subfoldere pentru vânzări, achiziții și bancă. Fotografiile făcute în grabă, cu text greu de citit, creează confuzii. Denumește fișierele după tip și dată și păstrează originalele pe hârtie acolo unde legea cere acest lucru. Verifică la contabil ce formate acceptă.
Ce să scrii în contractul de prestări servicii
Contractul trebuie să spună clar ce intră în abonamentul lunar și ce se taxează separat. Verifică următoarele puncte:
- lista serviciilor incluse: evidență, declarații, salarii, bilanț anual;
- termenele la care trebuie să furnizezi documentele;
- cine răspunde pentru erori sau întârzieri și în ce condiții;
- modul de încetare a colaborării și predarea arhivei;
- onorariul și ce se întâmplă dacă volumul de documente crește.
Ce întrebi periodic, ca să știi unde stă firma
Un contabil bun îți poate spune, pe scurt, situația obligațiilor către stat. Cere, la intervale regulate, un rezumat cu impozitele de plătit, termenele următoare și eventualele diferențe de reglat. Întreabă și despre schimbările de legislație care îți afectează activitatea, pentru că reglementările fiscale se modifică des. Pentru decizii importante, cum ar fi schimbarea formei de impozitare, cere întâi o explicație scrisă.
Semne că relația cu contabilul nu funcționează
Relația nu funcționează dacă primești răspunsuri târzii sau vagi, dacă afli despre termene din altă parte sau dacă nu ți se explică niciodată de unde vin sumele de plată. Alte semnale sunt notificările de la autorități care ajung la tine înaintea contabilului și lipsa unui raport periodic. Când observi două-trei dintre ele, discută deschis, cere un plan de remediere cu termene și abia apoi ia în calcul schimbarea colaboratorului.
Întrebări frecvente
Pot să țin singur evidența și să apelez la contabil doar la declarații?
Se poate, dar riscul de erori crește. Contabilul lucrează mai bine cu documentele primite pe parcurs decât cu un teanc adus la termen.
Ce fac dacă am pierdut o factură?
Cere un duplicat furnizorului cât mai repede și anunță contabilul. Fără document, cheltuiala poate să nu fie recunoscută fiscal.
Cât de des merită să schimb contabilul?
Nu există o regulă. Schimbarea se justifică atunci când apar întârzieri repetate, răspunsuri evasive sau erori în declarații.
Pentru analize despre administrarea unei afaceri și idei practice pentru antreprenori, poți consulta și Afaceri de Top. Pentru situația concretă a firmei tale, discută cu un specialist autorizat.
