Pe scurt: o firmă fără activitate nu încetează să existe și nici obligațiile ei nu dispar. Rămân, de regulă, evidența contabilă, declarațiile către instituții și verificarea datelor de la registrul comerțului. Dacă nu mai vrei s-o folosești, alege conștient între suspendare și închidere, după ce discuți cu un contabil sau cu un consultant.
Mulți antreprenori deschid o firmă, apoi proiectul se oprește, iar firma rămâne „în sertar”. Din lipsă de timp sau din ideea că „oricum nu are venituri”, dosarele rămân neatinse. Informațiile de mai jos sunt generale; situația fiecărei firme depinde de forma ei și de legislația în vigoare.
Ce obligații pot rămâne
Chiar și fără încasări, o firmă activă poate avea obligații periodice. Cele mai des întâlnite sunt:
- ținerea evidenței contabile și întocmirea situațiilor financiare anuale;
- depunerea declarațiilor fiscale la termenele cerute, chiar dacă sunt „pe zero”;
- plata eventualelor taxe și contribuții datorate;
- păstrarea actelor firmei pentru perioada prevăzută de lege;
- actualizarea datelor la registrul comerțului, la schimbarea sediului sau a administratorului.
Termenele și regulile exacte se confirmă la instituția competentă sau la un contabil autorizat.
Ce riscuri apar dacă lași firma în pasivitate
Nedepunerea declarațiilor și a situațiilor financiare poate atrage amenzi, iar în timp poate duce la sancțiuni mai serioase. Pentru administrator, problemele pot deveni personale, în anumite situații. Detalii despre consecințe găsești în articolul despre firma abandonată și riscurile care apar dacă nu o închizi.
Suspendare sau închidere
Suspendarea oprește temporar activitatea, în timp ce închiderea o încheie definitiv. Alegerea depinde de planurile tale: dacă te gândești să reiei afacerea, suspendarea poate fi potrivită; dacă nu, o procedură de închidere evită costurile ulterioare. Fiecare variantă are pași, documente și taxe proprii, care diferă în funcție de forma juridică.
Când firma se dizolvă fără ca tu să decizi
În anumite cazuri prevăzute de lege, o firmă poate fi dizolvată și fără hotărârea asociaților, de exemplu din cauza unor neconformități la registru. Cauzele și efectele sunt explicate în materialul despre dizolvarea de drept a firmei, cauze și consecințe. Tocmai de aceea o verificare periodică a situației firmei este utilă.
Verificările periodice de făcut
O listă scurtă, parcursă de câteva ori pe an, te scutește de surprize. Poți urma pașii:
- verifici dacă datele firmei de la registrul comerțului sunt la zi;
- întrebi contabilul dacă toate declarațiile au fost depuse;
- consulți obligațiile curente la instituția fiscală competentă;
- verifici dacă sediul firmei este încă valabil și poți primi corespondență acolo;
- decizi dacă firma mai are rost sau trebuie închisă.
Documentele pe care le păstrezi la îndemână
Un dosar ordonat îți scutește timp și bani oricând decizi să închizi sau să reiei activitatea. Păstrează într-un loc sigur actul constitutiv, certificatele de la registrul comerțului, hotărârile asociaților, contractele încheiate, extrasele de cont și declarațiile depuse. Fă și o copie electronică, iar lista documentelor o poți discuta cu contabilul. Perioadele de arhivare diferă în funcție de tipul documentului și se confirmă la instituția competentă. Dacă schimbi contabilul, predă dosarul pe bază de proces-verbal.
Întrebări frecvente
Pot lăsa firma fără contabil?
Legea cere ținerea evidenței contabile, deci cineva trebuie să se ocupe de ea. Poți face acest lucru singur doar dacă ai pregătirea și drepturile necesare; altfel ai nevoie de un specialist.
Închiderea este gratuită?
De regulă, nu. Există taxe și costuri de procedură, a căror valoare o afli de la registrul comerțului sau de la un specialist.
Cât durează procesul?
Depinde de forma firmei și de situația ei contabilă. Firmele cu datorii sau cu dosare incomplete durează mai mult.
Articolul oferă informații generale și nu înlocuiește sfatul unui contabil sau al unui jurist, care pot analiza situația concretă a firmei tale.
