Pe scurt: e-mailurile de seară se țin sub control prin trei decizii: stabilești o oră de închidere a zilei de lucru, oprești notificările după ea și folosești filtre care îți arată doar ce e urgent. Restul poate aștepta dimineața, iar creierul se odihnește mai bine.
Telefonul din buzunar a mutat biroul în sufragerie. Un mesaj de la ora nouă seara nu cere, de regulă, răspuns imediat, dar simpla lui prezență îți ține mintea la serviciu. Câteva reguli simple îți redau serile.
De ce te afectează e-mailurile de seară?
Te afectează pentru că mintea rămâne în „modul de lucru” și după ce ai închis laptopul. Un mesaj cu o problemă nerezolvată poate să te țină treaz și să îți încarce seara cu gânduri.
Lumina ecranului seara poate, de asemenea, să îți încurce somnul. De aceea merită să separi clar timpul de lucru de cel personal.
Cum stabilești o oră de închidere?
Stabilești o oră fixă, de exemplu la sfârșitul programului plus o jumătate de oră, după care nu mai deschizi căsuța de e-mail. Anunță echipa și clienții despre acest program, ca să știe la ce să se aștepte.
- alege ora și pune-o în calendar;
- scrie o ultimă listă cu ce faci a doua zi;
- închide aplicațiile de lucru, nu doar ecranul;
- păstrează aceeași oră cât mai des.
Ce setări te ajută?
Te ajută setările de „nu deranja”, notificările oprite după program și un cont de lucru separat de cel personal. Majoritatea aplicațiilor de e-mail permit programarea orelor în care primești notificări.
Dacă aplicația ta are trimitere programată, scrie mesajele seara, dacă îți convine, dar trimite-le dimineața. Așa nu creezi așteptarea unui răspuns rapid din partea celorlalți.
Cum filtrezi ce este cu adevărat urgent?
Creezi filtre și reguli care mută mesajele în dosare și lasă la vedere doar expeditorii importanți. De exemplu, buletinele informative și notificările automate merg într-un dosar citit o dată pe zi.
- creează un dosar pentru buletine și notificări;
- marchează expeditorii prioritari, precum șeful sau clienții cheie;
- dezabonează-te de la ce nu mai citești;
- folosește o regulă pentru mesajele din care ești doar în copie.
Ghidul e-mailurile de seară: cum le ții sub control, acasă, în liniște detaliază acest tip de organizare pentru cei care lucrează de acasă.
Ce faci cu mesajele cu adevărat urgente?
Stabilești dinainte un canal separat pentru urgențe, de exemplu un telefon, și ceri ca doar acolo să fie semnalate. Astfel, un e-mail obișnuit nu mai poate să pară o alarmă.
Instituțiile și echipele cu activitate continuă, cum sunt laboratoarele sau serviciile de suport, își planifică de obicei turele și dotările în funcție de tipul muncii. Un exemplu despre cum diferă nevoile de echipare ale unor activități din domeniul sănătății este descris în biochimia și microbiologia au nevoie de planuri diferite de dotare.
Cum arată o rutină de dimineață pentru e-mail?
O rutină bună are două sesiuni scurte pe zi, nu verificări continue. Prima, la începutul programului, este pentru mesajele urgente și pentru răspunsurile care durează sub două minute. A doua, după-amiaza, este pentru restul. Între ele, închide aplicația. Cine lucrează așa se plânge mai rar că „nu apucă nimic” și are seara mai liberă.
Întrebări frecvente
Pot citi e-mailurile seara, dar să nu răspund?
Se poate, dar citirea îți mută atenția la muncă. Dacă te tentează, mută aplicația pe un ecran secundar sau scoate-o din ecranul principal.
Cum comunic limitele șefului?
Spune clar ce program ai și cum te poate contacta în caz de urgență. De obicei o discuție calmă, cu o propunere concretă, este mai bine primită decât tăcerea.
Ce fac dacă lucrez în ture sau cu alt fus orar?
Definește-ți „seara” după programul tău real și aplică aceleași reguli la altă oră.
Încearcă o săptămână cu oră fixă de închidere și notează cum te simți dimineața. Diferența, de obicei, se observă repede.
