Pe scurt: un document destinat străinătății poate avea nevoie de traducere, de legalizare sau de apostilă, iar ordinea contează. Întreabă mai întâi instituția de destinație ce formă cere, apoi obții pașii în ordinea corectă, ca să nu plătești de două ori aceleași formalități.
Diploma pentru un loc de muncă din altă țară, certificatul de naștere pentru o căsătorie sau un act de studii pentru o facultate au o cale comună: documentul trebuie recunoscut de o autoritate străină. Fiecare etapă are costul și durata ei, așa că merită să știi dinainte ce urmează.
Care este diferența dintre traducere, legalizare și apostilă
Traducerea schimbă limba, legalizarea confirmă semnătura traducătorului, iar apostila confirmă autenticitatea actului pentru țările care au aderat la aceeași convenție internațională. Fiecare pas răspunde unei cerințe diferite, iar unele instituții cer doar unul, altele toate trei. Detaliile despre ce se cere pentru fiecare document sunt în ghidul traducerea autorizată, legalizată și apostila.
Cum afli ce cere instituția de destinație
Cea mai sigură sursă este instituția care va primi documentul. Cere în scris lista de cerințe și păstreaz-o. Pune aceste întrebări:
- Este acceptată o traducere simplă sau doar una autorizată?
- Actul trebuie să aibă apostilă sau altă formă de supralegalizare?
- Se cere originalul sau o copie legalizată?
- Cât de recent trebuie să fie documentul?
În ce ordine obții formalitățile
De regulă, ordinea este: actul original sau o copie conformă, apoi apostila, apoi traducerea. Dar există și situații în care apostila se pune pe traducerea legalizată, așa că ordinea depinde de țara de destinație. Un exemplu simplu de plan:
- Verifici cerințele instituției din țara de destinație.
- Obții actul în forma cerută: original, duplicat sau extras.
- Soliciți apostila de la instituția competentă din România.
- Comanzi traducerea la un traducător autorizat.
- Legalizezi traducerea, dacă se cere.
Unde se pune apostila
Apostila se pune la instituția competentă pentru tipul actului, iar aceasta diferă după cum actul este de stare civilă, de studii sau judiciar. Verifică pe site-ul instituției sau întreabă direct la ghișeu, pentru că regulile de procedură se pot schimba. Nu presupune că apostila acoperă și traducerea.
Ce poate merge prost
Cele mai frecvente probleme sunt prozaice. Actele apostilate se pot respinge dacă sunt mai vechi decât cere instituția sau dacă numele este scris diferit între documente. Compară cu atenție grafia numelor din toate actele înainte de traducere, mai ales dacă ai diacritice sau două prenume.
Cât timp îți rezervi
Pornește cu mult timp înainte, fiindcă fiecare etapă are propriul termen. Nu te baza pe termene promise de intermediari fără să le verifici. Dacă ai o dată-limită fixă, cere de la început un calendar scris al fiecărei etape.
Cum păstrezi dosarul organizat
Un dosar bine ținut te scutește de căutări în ultima clipă. Păstrează într-un singur loc originalele, copiile, chitanțele și corespondența cu instituțiile. Fă și o copie scanată a fiecărui act, inclusiv a apostilei și a traducerii, și notează pe o foaie data fiecărei etape. Dacă instituția străină cere ulterior un document suplimentar, vei ști exact ce ai și ce lipsește.
Întrebări frecvente
Pot traduce singur un document oficial?
Pentru acte oficiale, de regulă se cere un traducător autorizat. O traducere făcută de tine este rar acceptată.
Apostila este valabilă în orice țară?
Nu. Este recunoscută doar între statele care au aderat la convenția respectivă. Pentru celelalte se folosește o altă procedură de supralegalizare.
Se pot face toate etapele la distanță?
Unele da, altele nu. Întreabă instituția competentă ce variante de depunere există. Pentru situații complicate, cere informații la o instituție sau la un specialist.
Pentru ghiduri despre actele și formalitățile de zi cu zi, vezi și cum citești o ofertă înainte să semnezi, un obicei util oricărei formalități.
