Pentru o deplasare în interes de serviciu ai nevoie, de regulă, de ordin de deplasare aprobat, de documentele care dovedesc cheltuielile și de un decont întocmit la întoarcere. Pe FiscalPress găsești fiscalitatea firmelor din România explicată clar, util și pentru cheltuielile de acest fel.
Delegare, deplasare, detașare
Termenii se confundă des. Delegarea este exercitarea temporară de către angajat a unor sarcini în afara locului său obișnuit de muncă, la inițiativa angajatorului. Detașarea este o situație diferită, cu reguli proprii. Înainte de a plăti sau a deconta ceva, clarifică în ce categorie intră situația ta.
Documentele de bază
- Ordinul de deplasare sau delegația, cu locul, scopul și perioada deplasării, semnat de persoana autorizată.
- Dovada transportului: bilete, abonamente, documente de călătorie sau, dacă folosești mașina, foaia de parcurs.
- Dovada cazării: factura pe numele firmei și, dacă este cazul, chitanța.
- Dovada altor cheltuieli de serviciu: parcări, taxe, mese de protocol, dacă regulamentul intern le permite.
- Decontul de cheltuieli, întocmit după deplasare, cu justificativele atașate.
Ce contează la fiecare document
Datele trebuie să se potrivească. Perioada din ordin, cea de pe bilete și cea de la cazare ar trebui să se suprapună logic. Numele firmei și ale persoanei delegate apar corect, iar scopul deplasării este legat de activitatea firmei.
Un document completat neglijent poate duce la probleme la contabilizare sau la verificările ulterioare. De aceea, mai bine îl corectezi pe loc decât după câteva luni.
Cum se întocmește decontul
Decontul se completează cu datele deplasării: plecare, sosire, mijloc de transport, sumele cheltuite și diferența față de avansul primit, dacă a existat. Justificativele se atașează în ordinea cheltuielilor, iar persoana delegată semnează. Apoi îl aprobă conducerea, iar contabilitatea înregistrează cheltuielile.
Dacă o cheltuială nu are document, nu o deconta înainte să clarifici cu contabilul ce se poate face.
Deplasările în străinătate
Pentru deplasările în afara țării apar particularități: documentele de călătorie, asigurarea medicală, valuta și justificative în alte limbi. Verifică din timp valabilitatea actelor de identitate și cere contabilului lista documentelor suplimentare. FiscalPress explică pe larg cum se tratează astfel de situații pentru firme.
Diurna și regulile interne
Persoana delegată poate primi o sumă pentru cheltuieli zilnice, numită diurnă. Regulile privind plata și tratamentul ei fiscal se verifică în legislația în vigoare și în regulamentul intern al firmei. Nu te baza pe obiceiuri sau pe memorie, ci pe documentele actuale.
Când apar neclarități
Dacă ai dubii despre cum se deduc cheltuielile sau cum se justifică un document, consultă contabilul firmei. Pentru situațiile în care apar solicitări de la autorități, explicațiile despre relația cu ANAF te ajută să înțelegi cum să comunici corect și ce să pregătești.
Cum eviți complicațiile
Stabilește în firmă un model standard de ordin de deplasare și un formular de decont. Cere angajaților să păstreze toate justificativele și să le predea într-un termen fix după întoarcere. Scanează documentele și arhivează-le în ordine cronologică, ca să le poți găsi rapid. Instruiește și angajații noi la prima deplasare, ca să știe de la început ce trebuie să păstreze și cui să predea documentele.
Recomandare practică
Fă o listă de verificare cu cele cinci documente de mai sus și o atașezi fiecărui dosar de deplasare. În acest fel, nu ratezi nimic. Pentru repere fiscale actualizate, revino la FiscalPress.
