Ca să folosiți un document românesc în străinătate, parcurgeți de regulă trei etape: obțineți actul în forma cerută, îl apostilați sau îl supralegalizați, apoi îl traduceți printr-un traducător autorizat. Ordinea contează, iar fiecare țară are cerințe proprii. NotarNews explică, între altele, actele notariale pe înțeles, de la documentele de pregătit până la ce urmează la notar.
Pasul 1: aflați ce cere instituția din străinătate
Înainte să mergeți la ghișee, cereți în scris lista exactă de documente: dacă acceptă copii sau doar originale, în ce limbă trebuie traduse și dacă are nevoie de apostilă. O informare corectă la început vă scutește de drumuri repetate și de taxe plătite de două ori.
Pasul 2: pregătiți actul în forma potrivită
Unele acte se folosesc în original, altele într-o copie certificată sau într-un extras multilingv. Un certificat de stare civilă, o diplomă sau o procură nu urmează același traseu. Verificați ca datele să fie lizibile, ștampilele complete și numele scrise la fel pe toate actele. Dacă apar diferențe de grafie între acte, rezolvați-le înainte de apostilare, nu după. Pe NotarNews găsiți și lista documentelor de pregătit înainte de notar.
Pasul 3: apostila sau supralegalizarea
Țările care fac parte din Convenția de la Haga recunosc apostila, o ștampilă unică aplicată de instituția competentă, în funcție de tipul actului: prefectură, cameră notarială, instanță sau minister. Pentru țările din afara convenției se folosește supralegalizarea, un lanț de confirmări prin ministere și ambasadă. Și aici contează destinația, nu doar actul. Dacă nu sunteți siguri ce regim se aplică, întrebați instituția primitoare sau consultați lista țărilor semnatare publicată de autoritățile române.
Pasul 4: traducerea și legalizarea ei
Traducerea se face de un traducător autorizat, iar notarul legalizează semnătura acestuia. Apostila se traduce împreună cu documentul, astfel încât traducerea să cuprindă tot ce apare pe act, inclusiv ștampilele și mențiunile. Dacă documentul urmează să fie folosit la o tranzacție, de pildă la cumpărarea unei locuințe în altă țară, verificați și materialele despre acte și proceduri pentru imobile.
Ce documente strângeți înainte de drum
- actul de identitate valabil, pentru identificarea la notar;
- documentul original sau copia certificată, după caz;
- actul apostilat ori supralegalizat, dacă destinația o cere;
- datele traducătorului autorizat și limba țintă a traducerii;
- lista scrisă a cerințelor primită de la instituția din străinătate.
Greșeli frecvente
Cea mai întâlnită este traducerea făcută înainte de apostilă: apostila rămâne netradusă și dosarul este respins. Urmează actele cu nume scrise diferit, care obligă la rectificări, și copiile simple prezentate acolo unde se cere o copie certificată. Un alt neajuns este alegerea unui traducător care nu este autorizat pentru limba cerută.
De asemenea, nu presupuneți că ce a fost acceptat într-o țară va fi acceptat și în alta. Cerințele diferă chiar între instituții din aceeași țară, iar pe NotarNews găsiți explicații despre ce acte se cer de obicei la notar. Mai mult, unele autorități cer ca actul să fi fost emis recent, deci verificați și termenul de valabilitate cerut pentru fiecare document.
Recomandarea practică
Faceți o fișă simplă cu fiecare act, instituția unde trebuie depus, etapele parcurse și ordinea lor. Bifați pe rând fiecare etapă, apoi păstrați copii scanate ale tuturor paginilor, inclusiv ale celor care par goale sau fără importanță. Pentru întrebări legate de acte și semnături la notar, NotarNews este un loc bun de pornire înainte de programare.
