Un act vechi se caută în arhivele statului în trei pași: stabilești ce document îți trebuie și cine l-a emis, afli ce instituție păstrează acum dosarul, apoi depui o cerere scrisă cu toate datele cunoscute. Ghidurile de pe GhidulZilei te ajută să pregătești partea de acte, pași și programări.
Stabilești ce cauți și cine l-a emis
Începe cu o listă scurtă: tipul documentului (act de naștere, act de proprietate, foaie matricolă, carte de muncă), numele complet al persoanei, inclusiv numele de dinainte de căsătorie, locul și perioada aproximativă. Cu cât ai mai multe repere, cu atât căutarea merge mai repede.
Întreabă rudele mai în vârstă. O adresă, o parohie sau numele unui fost angajator pot fi mai utile decât o dată exactă.
Caută și prin hârtiile din casă. Un certificat de botez, o carte de muncă veche sau un extras de carte funciară conțin numere și denumiri de instituții care îți arată exact unde să întrebi mai departe.
Afli unde se păstrează dosarul
Documentele nu stau toate în același loc, iar răspunsul depinde de natura actului. Iată cele mai frecvente locuri în care merită să întrebi:
- primăria sau serviciul de stare civilă, pentru acte de stare civilă și documente de proprietate;
- Arhivele Naționale sau direcția județeană, pentru dosare ale unor instituții desființate;
- școala sau inspectoratul, pentru foi matricole și diplome;
- parohia, pentru unele registre bisericești mai vechi;
- casa de pensii sau fostul angajator, pentru dosare de pensionare și de personal.
Dacă ai dubii, sună mai întâi la instituția cea mai apropiată de locul unde a trăit persoana și cere o îndrumare. De regulă, funcționarii pot spune unde a fost transferată arhiva. Pe GhidulZilei găsești și explicații despre pașii de obținere a altor acte, utile atunci când afli că ai nevoie de un document nou.
Depui cererea corect
Cererea se scrie pe scurt și cuprinde datele tale, datele persoanei căutate, documentul dorit și motivul solicitării. Dacă nu ești titularul actului, atașează dovada legăturii de rudenie, de exemplu actele de stare civilă care arată filiația.
Cere de la început informații despre taxe, despre forma copiei (simplă sau certificată) și despre termenul de răspuns. Păstrează numărul de înregistrare al cererii, pentru că el te scutește de explicații la fiecare telefon.
Pregătești vizita la arhivă
Dacă dosarul se consultă la sala de studiu, programează-te din timp și ia cu tine actul de identitate. Multe arhive cer o cerere prealabilă, iar accesul la documentele mai recente poate fi limitat din motive de protecție a datelor personale. Fă fotografii doar dacă regulamentul permite și notează cota fiecărui dosar, ca să-l poți cere din nou.
Ce faci cu actul găsit
După ce ai primit actul, verifică numele, datele și ștampilele. Dacă urmează să te folosești de el la o călătorie sau la o procedură oficială, vezi și cum verifici valabilitatea actelor înainte să pleci în străinătate, ca să nu descoperi o problemă în ultimul moment.
Ce faci dacă nu găsești nimic
Verifică variantele de scriere ale numelui, mai ales în documentele vechi, unde ortografia nu era unitară, și localitatea de atunci: multe sate și-au schimbat județul sau denumirea. Dacă răspunsul e negativ, cere-l în scris și întreabă ce alte instituții ar putea avea dosarul.
Recomandarea practică este să ții cererile, răspunsurile și copiile într-un singur dosar, iar actul găsit să-l scanezi imediat. Pentru orice altă hârtie de care ai nevoie, pașii explicați pe GhidulZilei rămân un punct de plecare simplu și ușor de urmat.
